Quelle version est en vigueur ? Et qui l'a approuvée ?
Lors de tout audit d'un système de gestion ISO, deux questions reviennent tôt ou tard : quelle version est en vigueur ? Et qui l'a approuvée ? Trop souvent, la réponse commence par une recherche de documents.
Le problème le plus ancien lié à la gestion documentaire
Des procédures imprimées dont personne ne sait si elles sont toujours en vigueur. Des signatures qui indiquent qui a signé, mais pas ce qui a été signé exactement. Des dossiers partagés contenant trois versions d'un même document et une quatrième version dans la messagerie de quelqu'un.
Ce n'est pas un problème d'outils : la plupart des organisations disposent d'un système de gestion documentaire. C'est un problème de preuve. Le système sait ce qui y est archivé, mais il ne peut pas démontrer à un tiers quelle version était en vigueur, qui l'a approuvée et à quelle date.
Captures d'écran réelles du portail V-PROOF, enregistrées à partir du système de gestion de la qualité de V-PROOF. Données à titre d'illustration.
Six éléments de preuve
« Verifiable ISO Management », le nouveau module de V-PROOF, transforme chaque étape du contrôle documentaire en preuve vérifiable :
Signatures liées au dossier.
La personne qui rédige, celle qui relit et celle qui valide signent sur l'empreinte exacte du fichier. Le bouton « Signer » ne s'active que si l'empreinte calculée dans le navigateur correspond. Personne ne signe à la place d'une autre personne.
Un V-Seal® qui sait quand il est obsolète.
Chaque exemplaire est muni d'un V-Seal®, comportant un code QR qui indique si la version est en vigueur, remplacée ou retirée ; cette information est vérifiée au moment de la lecture du code, et non lors de son impression. Pour vérifier qu'un fichier donné correspond bien à cette version, son empreinte est également vérifiée.
Dossier scellé.
Avant l'audit, un seul cachet rassemble l'ensemble des éléments en vigueur. Ce que l'organisme a constaté lors de la phase 1 peut être comparé à ce qu'il vérifie lors de la phase 2, en tenant compte des changements identifiés.
Accusés de réception avec preuve de lecture.
Chaque accusé de réception enregistre la trace de la révision que la personne a lue.
Couverture par clause, sans IA.
Quelles sont les dispositions applicables, quelles informations documentées sont attendues, quelles sont les dispositions en vigueur et quelles sont les enquêtes en cours ?
Date certifiée pour chaque enregistrement.
Procès-verbaux de révision par la direction, rapports d'audit et registres des modifications, munis d'un cachet cryptographique.
Quelle que soit la norme dont vous avez besoin, une seule et même structure
Toutes les normes relatives aux systèmes de gestion partagent la même structure harmonisée : contexte, direction, planification, soutien, exploitation, évaluation et amélioration. C'est pourquoi V-PROOF accompagne le système choisi par l'organisation, qu'il s'agisse de la norme ISO 9001, 14001, 45001, ISO/IEC 27001 ou d'une autre, avec les mêmes signatures et le même V-Seal®.
Et il s'agit de la même plateforme que celle utilisée pour la gestion de l'IA conformément à la norme ISO/IEC 42001 et au règlement européen sur l'IA. Une seule couche de preuves pour l'ensemble du système de gestion.
» de la norme ISO 9001 · SGC de V-PROOF
Données réelles issues du système de gestion de la qualité de V-PROOF, actuellement en cours de mise en œuvre. Calculées sans IA.
L'IA propose, une personne décide
L'IA peut suggérer les clauses couvertes par un document. Rien n'est enregistré sans l'accord d'une personne, et les documents confidentiels ne quittent jamais l'organisation. Les personnes ont toujours la priorité sur l'IA.
Ce qu'il ne fait pas
La certification continue d’être délivrée par un organisme accrédité : V-PROOF organise, contrôle et certifie les éléments de preuve que cet organisme examinera. Les signatures d’approbation constituent des preuves internes liées à un dossier et à une personne authentifiée ; il ne s’agit pas d’une signature électronique qualifiée (eIDAS). Elles ne reproduisent pas le texte des normes, qu’il convient d’acquérir. Et dans le cadre de la norme ISO 45001, elles ne se substituent pas au service de prévention : elles conservent, signent et scellent ce que font les personnes compétentes.
Chaque document est signé. Chaque révision est vérifiable.
Du document signé au dossier destiné à l'audit.
Enregistrement sur le portail V-PROOF : signatures par étapes, V-Seal® avec code QR de validité et dossier scellé.
Voir la démo