Jedes unterzeichnete Dokument.
Jede nachweisbare Überarbeitung.
Ein ISO-Managementsystem lebt von Dokumenten: Richtlinien, Verfahren, Aufzeichnungen, Protokolle. V-PROOF fügt den Nachweis hinzu: Jede Überarbeitung wird mit einem kryptografischen Fingerabdruck signiert, mit einem V-Seal veröffentlicht und mit einem QR-Code versehen, der demjenigen, der die Kopie in der Hand hält, anzeigt, ob sie noch gültig ist. Ob ISO 9001, 14001, 45001, 27001 oder die Norm, die Ihre Organisation benötigt – alles auf derselben Plattform, die auch Ihre KI steuert.
Ein Managementsystem – von der Politik bis zum Zertifizierungspaket.
Eine Minute und fünfzehn Sekunden auf dem V-PROOF-Portal mit dem V-PROOF-eigenen Qualitätsmanagementsystem: vom unterzeichneten Dokument bis zur Kopie, aus der hervorgeht, ob es noch gültig ist.
Das Problem: Kopien, die niemand kontrolliert, und Unterschriften, die nicht belegen, was unterzeichnet wurde.
Schrittweise Signaturen auf der Grundlage des Archivs, mit Funktionstrennung.
Ein QR-Code auf jedem Exemplar und das versiegelte Dokumentenpaket für die Zertifizierung.
Das Zertifikat V-Seal kann von jedem überprüft werden, auch ohne Konto.
Dokumentenkontrolle mit nachprüfbaren Belegen.
V-PROOF zeigt an, welche Version aktuell ist und wer sie genehmigt hat.
Es ist nicht notwendig, die Arbeitsweise zu ändern: Die bereits vorhandene Dokumentation wird hochgeladen, mit den Klauseln verknüpft und durchläuft den Genehmigungsprozess.
Unterschriften, die nicht belegen, was unterzeichnet wurde
Eine Freigabe in einem Workflow besagt lediglich, dass jemand einen Knopf gedrückt hat – nicht, welche Datei genau vor ihm lag.
Mit dem Archiv verbundene Unternehmen
Erstellen, überprüfen und genehmigen: Jede Signatur stammt von einer Person, deren Name über dem Fingerabdruck der Datei steht, der in ihrem eigenen Browser berechnet wird. Wenn sich die Datei ändert, ist eine neue Überprüfung erforderlich.
Kopien, die niemand kontrolliert
Ein in der Werkstatt ausgedrucktes oder per Post weitergeleitetes Verfahren, bei dem nicht feststellbar ist, ob es noch gültig ist.
Ein QR-Code, der weiß, wann er veraltet ist
Wer die Kopie einscannt, sieht auf einen Blick, ob diese Fassung noch gültig ist, ob sie durch eine andere ersetzt wurde (welche und seit wann) oder ob sie zurückgezogen wurde.
Eine Prüfung, die mit der Suche nach Unterlagen beginnt
Die Behörde verlangt die aktuellen Unterlagen, und jemand stellt sie manuell zusammen, ohne nachweisen zu können, dass sie sich zwischen den einzelnen Phasen nicht geändert haben.
Ein versiegeltes Dokumentenpaket
Ein einziger Stempel mit allen gültigen Dokumenten, deren Überarbeitungen und Vermerke, dem Versicherungsschutz pro Klausel und den offenen Feststellungen. Die Behörde überprüft dies, ohne Zugriff auf die Plattform zu haben.
Der Weg eines Dokuments
Ihre Unterlagen
Richtlinie, Verfahren oder Verzeichnis im PDF-, Word-, Markdown- oder einem anderen Format.
Nach oben
Die Plattform berechnet den Fußabdruck der Datei. Eine Datei, eine Überarbeitung.
Ansehen und überprüfen
Der Browser berechnet den Fingerabdruck neu: Was man signiert, ist das, was man sieht.
Erstellen, prüfen, genehmigen
Schrittweise Unterzeichnung und Aufgabentrennung: Wer den Entwurf erstellt, genehmigt ihn nicht.
Veröffentlichen und abstempeln
Die überarbeitete Fassung tritt mit dem Datum „ V-Seal “ in Kraft; die vorherige Fassung wird damit ersetzt.
Empfangsbestätigung
Jede Person bestätigt, dass sie diese bestimmte Rezension gelesen hat.
Öffentliche Überprüfung
Der QR-Code auf jedem Exemplar gibt an, ob es gültig, ersetzt oder zurückgezogen ist.
Was die nachprüfbaren Nachweise
zu Ihrem Managementsystem beitragen.
Der Umfang, die Vorbereitung und die Unterlagen werden auf der Grundlage der Registrierung berechnet, ohne KI. Wenn die KI zum Einsatz kommt, gibt sie lediglich Empfehlungen; die Entscheidung trifft eine Person.
Mit dem Archiv verbundene Unternehmen
Die Schaltfläche „Signieren“ wird nur aktiviert, wenn der im Browser berechnete Fingerabdruck mit dem aus der Überprüfung übereinstimmt. Niemand signiert für einen anderen.
Ein QR-Code, der weiß, wann er veraltet ist
Gültig, ersetzt oder zurückgezogen; Stand zum Zeitpunkt des Scannens, nicht zum Zeitpunkt der Stempelung.
Versiegelte Unterlagen
Vergleichen Sie das Paket der Phase 1 mit dem der Phase 2 und stellen Sie fest, was sich zwischen den beiden geändert hat.
Lesebestätigungen mit Test
Jede Empfangsbestätigung enthält einen Hinweis darauf, dass die betreffende Person die Mitteilung gelesen hat.
Deckung gemäß Klausel, ohne IA
Was gilt, welche dokumentierten Informationen werden erwartet, was ist derzeit abgedeckt und welche Feststellungen sind noch offen?
Die KI macht Vorschläge, der Mensch entscheidet
Gibt an, welche Klauseln ein Dokument abdeckt; ohne Zustimmung wird nichts gespeichert. Vertrauliche Dokumente verlassen niemals das Haus.
Eindeutiges Datum für jeden Eintrag
Prüfprotokolle der Geschäftsleitung, Prüfberichte und Änderungsprotokolle, versehen mit einem nachprüfbaren Datum.
Eine einzige Plattform
V-PROOF selbst regelt die Informationssicherheit (ISO/IEC 42001) und unterstützt das von Ihnen gewählte Managementsystem: ISO 9001, 14001, 45001, 27001 oder ein anderes.
Echte Bildschirmansichten des V-PROOF-Portals, die im Verwaltungssystem von V-PROOF selbst aufgezeichnet wurden. Demonstrationsdaten.
Die Normen, die Sie benötigen.
Eine einheitliche Struktur.
V-PROOF unterstützt Ihr ISO-Managementsystem, unabhängig davon, um welche Norm es sich handelt. Alle Normen basieren auf derselben harmonisierten Struktur (Kontext, Führung, Planung, Unterstützung, Betrieb, Bewertung und Verbesserung), wobei jede Norm ihre eigenen spezifischen Anforderungen hinzufügt. Vier Beispiele:
ISO 9001 –Qualitätsmanagementsystem
Kontext und Interessengruppen, Risiken und Chancen mit berechneter Bewertung, Prozesskarte, Ziele mit Kennzahlen, interne Revision und Überprüfung durch die Geschäftsleitung.
Abweichungen werden erst dann geschlossen, wenn die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen überprüft wurde. Im Katalog sind die Klauseln gekennzeichnet, die sich mit der Norm ISO 9001:2026 ändern.
ISO 14001 –Umweltmanagementsystem
Umweltaspekte unter Berücksichtigung ihres Betriebszustands, ihrer Lebenszyklusphase und ihrer Bedeutung; gesetzliche Anforderungen mit dem Ergebnis der letzten Konformitätsprüfung.
Notfälle und Übungen werden im selben Programm wie die Audits erfasst, wobei der entsprechende Bericht als kontrolliertes Protokoll dient.
ISO45001 – Managementsystem für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz
Gefahren im Zusammenhang mit der Hierarchie der Kontrollmaßnahmen, einschließlich psychosozialer Gefahren; Anhörung und Beteiligung der Arbeitnehmer als kontrolliertes Verfahren und als kontrollierte Aufzeichnung.
Vorfälle und Beinaheunfälle als Feststellungen, deren Ursache in der Meldung eines Mitarbeiters liegt.
ISO/IEC27001 – Managementsystem für die Informationssicherheit
Risikobewertung und -behandlung, Anwendbarkeitserklärung und Kontrollmaßnahmen gemäß Anhang A, jeweils mit den entsprechenden dokumentierten Informationen, die unterzeichnet, abgestempelt und gültig sind.
Es fügt sich in dasselbe System ein: dieselben Unterschriften, dieselben Stempel und derselbe QR-Code wie bei den übrigen Normen.
Auf der Kopie, die ich hier in der Hand halte, steht, ob sie noch gültig ist.
Das klassische Problem bei der Dokumentenkontrolle sind unkontrollierte Kopien. Mit V-PROOF bedeutet das Veröffentlichen einer Revision gleichzeitig deren Versiegelung, und der dazugehörige QR-Code führt zur öffentlichen Verifizierungsseite, auf der der aktuelle Status dieser Revision abgerufen werden kann. Der QR-Code ruft den Status der zugehörigen Revision ab. Um zu überprüfen, ob eine bestimmte Datei dieser Revision entspricht, wird sie hochgeladen und ihr Fingerabdruck abgeglichen: Bei einem Ausdruck gibt der QR-Code Auskunft darüber, ob die Revision noch gültig ist, nicht jedoch darüber, ob das Papier unverändert geblieben ist.
Ein Paket für die Zertifizierungsstelle.
Vor der Prüfung werden alle aktuellen Unterlagen in einem einzigen Dokument zusammengefasst: jedes Dokument mit seiner Überarbeitung und seinem Hashwert, der Deckung pro Klausel und den offenen Feststellungen. Die Prüfstelle überprüft dies ohne weitere Berechnungen und gleicht jedes Dokument mit dem im Paket aufgeführten Hashwert ab.
Was sieht jemand, der den QR-Code auf einer Kopie scannt?
Echte Bildschirmansichten des V-PROOF-Portals, die im Verwaltungssystem von V-PROOF selbst aufgezeichnet wurden. Demonstrationsdaten.
Welche Fassungvon „
“ ist derzeit gültigund wer hat sie genehmigt?
Vorführung des eigenen Managementsystems einschließlich der dazugehörigen Dokumentation.