Welche Fassung gilt derzeit? Und wer hat sie genehmigt?
Bei jedem Audit eines ISO-Managementsystems tauchen früher oder später zwei Fragen auf: Welche Fassung ist aktuell? Und wer hat sie genehmigt? Allzu oft beginnt die Antwort mit der Suche nach Unterlagen.
Das älteste Problem der Dokumentenverwaltung
Ausgedruckte Verfahren, von denen niemand weiß, ob sie noch gültig sind. Unterschriften, aus denen hervorgeht, wer unterschrieben hat, aber nicht, was genau unterschrieben wurde. Gemeinsame Ordner mit drei Versionen desselben Dokuments und einer vierten in der E-Mail eines Kollegen.
Es ist kein Problem der Tools: Die meisten Organisationen verfügen über ein Dokumentenmanagementsystem. Es ist ein Problem der Nachweisfähigkeit. Das System weiß zwar, was gespeichert ist, kann aber gegenüber Dritten nicht nachweisen, welche Version gültig war, wer sie genehmigt hat und wann.
Echte Screenshots des V-PROOF-Portals, die im Qualitätsmanagementsystem von V-PROOF selbst erfasst wurden. Demonstrationsdaten.
Sechs Beweisstücke
„Verifiable ISO Management“, das neue Modul von V-PROOF, wandelt jeden Schritt der Dokumentenkontrolle in nachprüfbare Nachweise um:
Mit dem Archiv verbundene Unternehmen.
Der Ersteller, der Prüfer und der Genehmiger unterschreiben auf der exakten Signatur der Datei. Die Schaltfläche „Unterzeichnen“ wird nur aktiviert, wenn die im Browser berechnete Signatur übereinstimmt. Niemand unterschreibt für einen anderen.
Ein V-Seal®, das weiß, wann es veraltet ist.
Jedes Exemplar ist mit einem V-Seal® versehen, das einen QR-Code enthält, der angibt, ob die Version gültig, ersetzt oder zurückgezogen ist. Diese Information wird beim Scannen abgerufen, nicht beim Ausdrucken. Um zu überprüfen, ob es sich bei einer bestimmten Datei tatsächlich um diese Version handelt, wird zusätzlich ihr Fingerabdruck abgeglichen.
Versiegelte Unterlagen.
Vor dem Audit fasst ein einziges Siegel alle geltenden Bestimmungen zusammen. Was die Prüfstelle in Phase 1 festgestellt hat, lässt sich mit den Ergebnissen der Prüfung in Phase 2 vergleichen, wobei die festgestellten Änderungen berücksichtigt werden.
Lesebestätigungen mit Test.
Jede Empfangsbestätigung enthält einen Hinweis darauf, dass die betreffende Person die Mitteilung gelesen hat.
Deckung gemäß Klausel, ohne IA.
Was gilt, welche dokumentierten Informationen werden erwartet, was ist derzeit abgedeckt und welche Feststellungen sind noch offen?
Eindeutiges Datum für jeden Eintrag.
Prüfprotokolle der Geschäftsleitung, Prüfungsberichte und Änderungsprotokolle, die mit einem kryptografischen Nachweis versiegelt sind.
Egal, welchen Standard Sie benötigen – immer dieselbe Struktur
Alle Normen für Managementsysteme weisen dieselbe harmonisierte Struktur auf: Kontext, Führung, Planung, Unterstützung, Betrieb, Bewertung und Verbesserung. Deshalb begleitet V-PROOF das von der Organisation gewählte System – sei es ISO 9001, 14001, 45001, ISO/IEC 27001 oder ein anderes – mit denselben Signaturen und demselben V-Seal®.
Und es handelt sich um dieselbe Plattform, mit der die KI gemäß ISO/IEC 42001 und der europäischen KI-Verordnung gesteuert wird. Eine einzige Nachweisschicht für das gesamte Managementsystem.
“ der Norm ISO 9001 · Qualitätsmanagementsystem von V-PROOF
Tatsächliche Daten aus dem Qualitätsmanagementsystem von V-PROOF selbst, das derzeit implementiert wird. Berechnet ohne KI.
Die KI macht Vorschläge, der Mensch entscheidet
Die KI kann Vorschläge dazu machen, welche Klauseln ein Dokument abdeckt. Nichts wird gespeichert, ohne dass eine Person dem zustimmt, und vertrauliche Dokumente verlassen niemals das Unternehmen. Der Mensch hat stets Vorrang vor der KI.
Was es nicht tut
Die Zertifizierung wird weiterhin von einer akkreditierten Stelle ausgestellt: V-PROOF ordnet die Nachweise, die diese Stelle prüft, systematisch, kontrolliert sie und versieht sie mit einem Siegel. Die Genehmigungsunterschriften sind interne Nachweise, die mit einer Datei und einer authentifizierten Person verknüpft sind, und keine qualifizierte elektronische Signatur (eIDAS). Sie geben nicht den Wortlaut der Normen wieder, die erworben werden müssen. Und bei ISO 45001 ersetzen sie nicht den Arbeitsschutzdienst: Sie bewahren auf, unterzeichnen und versiegeln das, was die zuständigen Personen tun.
Jedes Dokument ist unterzeichnet. Jede Überarbeitung ist nachweisbar.
Vom unterzeichneten Dokument bis zum Prüfungsunterlagenpaket.
Auf dem V-PROOF-Portal gespeichert: schrittweise Signaturen, V-Seal® mit gültigem QR-Code und versiegeltes Dokumentenpaket.
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