Quina revisió és vigent? I qui la va aprovar?
A qualsevol auditoria d'un sistema de gestió ISO apareixen dues preguntes abans o després. Quina revisió és vigent? I qui la va aprovar? Massa vegades, la resposta comença buscant papers.
El problema més vell del control documental
Procediments impresos que ningú no sap si segueixen en vigor. Firmes que diuen qui va signar, però no què va signar exactament. Carpetes compartides amb tres versions del mateix document i una quarta al correu d'algú.
No és un problema de ferramentes: la majoria d'organitzacions tenen un gestor documental. És un problema de prova. El sistema sap què hi ha guardat, però no pot demostrar davant d'un tercer què estava vigent, qui ho va aprovar i quan.
Pantalles reals del Portal V-PROOF, gravades sobre el sistema de gestió de la qualitat de la pròpia V-PROOF. Dades de demostració.
Sis peces d'evidència
Verifiable ISO Management, el nou mòdul de V-PROOF, converteix cada pas del control documental en evidència verificable:
Firmes lligades a larxiu.
Qui elabora, qui revisa i qui aprova signen sobre la petjada exacta de l'arxiu. El botó Signar només s'activa si l'empremta calculada al navegador coincideix. Ningú signa per un altre.
Un V-Seal® que sap quan és obsolet.
Cada còpia porta el V-Seal®, amb un QR que diu si la revisió és vigent, substituïda o retirada, consultat en el moment d'escanejar-lo, no en imprimir-lo. Per comprovar que un fitxer concret és aquesta revisió, es contrasta a més la seva empremta.
Paquet documental segellat.
Abans de l'auditoria, un sol segell reuneix tot allò vigent. El que l'organisme va veure a la fase 1 es pot comparar amb el que audita a la fase 2, amb els canvis identificats.
Acusos de lectura amb prova.
Cada justificant registra la petjada de la revisió que la persona ha llegit.
Cobertura per clàusula, sense IA.
Què s'hi aplica, quina informació documentada espera, què la cobreix en vigor i quines troballes té obertes.
Data certa per a cada registre.
Actes de revisió per la direcció, informes d'auditoria i registres de canvi segellats amb prova criptogràfica.
La norma que necessiti, una mateixa estructura
Totes les normes de sistemes de gestió comparteixen lestructura harmonitzada: context, lideratge, planificació, suport, operació, avaluació i millora. Per això V-PROOF acompanya el sistema que trieu l'organització, sigui ISO 9001, 14001, 45001, ISO/IEC 27001 o una altra, amb les mateixes firmes i el mateix V-Seal®.
I és la mateixa plataforma amb què es governa la IA sota ISO/IEC 42001 i el Reglament Europeu d'IA. Una sola capa d‟evidència per a tot el sistema de gestió.
ISO 9001 · SGC de V-PROOF
Dades reals del sistema de gestió de la qualitat de la pròpia V-PROOF, en implementació. Calculat sense IA.
La IA proposa, una persona decideix
La IA pot suggerir quines clàusules cobreix un document. Res no es guarda sense que una persona ho accepti, i els documents confidencials no surten mai de l'organització. Les persones, sempre davant de la IA.
El que no fa
La certificació la segueix emetent un organisme acreditat: V-PROOF ordena, controla i segella l'evidència que revisarà aquest organisme. Les signatures d'aprovació són evidència interna lligada a un fitxer ia una persona autenticada, no una signatura electrònica qualificada (eIDAS). No reprodueix el text de les normes, que cal adquirir. I a ISO 45001 no substitueix el servei de prevenció: guarda, signatura i segella el que fan les persones competents.
Cada document, signat. Cada revisió, demostrable.
Del document signat al paquet per a l'auditoria.
Gravat sobre el Portal V-PROOF: firmes per passos, V-Seal® amb QR de vigència i paquet documental segellat.
Veure la demo